vacatures.ap.be

Formaat vzw wert een administratief medewerker aan

Algemene informatie

Plaats van tewerkstelling: 
Berchem
Provincie van tewerkstelling: 
Antwerpen
Opleiding: 
GW - Sociaal werk

Bedrijfsinformatie

Bedrijf: 
Formaat vzw
Sector: 
socio-cultureel werk - jeugdwerk
Bedrijfsactiviteiten: 

Formaat is de federatie van meer dan 400 jeugdhuizen in Vlaanderen. Formaat ondersteunt de medewerkers van jeugdhuizen met vorming en opleiding, belangenverdediging, informatie en vernieuwende projecten omtrent ondernemerschap en cultuur. In de stad Antwerpen bieden we in drie innovatieve jeugdhuizen een integraal aanbod aan voor kinderen en jongeren waarin, vanuit vrije tijd, gewerkt wordt aan betere kansen op vlak van onderwijs, tewerkstelling en cultuur. Formaat is een vooruitstrevende jeugdwerkorganisatie die de ontwikkelingskansen van zijn medewerkers vooropstelt. Bij Formaat werven we aan op basis van competenties en relevante ervaring. Formaat wil graag diversiteit in het personeel. Daarom moedigen we jonge mensen, ongeacht afkomst of geloofsovertuiging, aan om te solliciteren. Bij Formaat werk je in een jong en enthousiast team van 50 medewerkers. 150 vrijwilligers bouwen mee aan beleid, projecten en/of zijn actief als trainer.

Uitgebreide informatie

Omschrijving vacature: 

Als administratief medewerker maak je deel uit van een team van 5 collega’s die alle afdelingen binnen Formaat vzw ondersteunen. Jij ontfermt je over de vormings- en ledenadministratie waardoor je de administratieve spilfiguur van de federatie bent. Je organiseert en verzorgt het onthaal op het hoofdkantoor, zowel telefonisch als live. Als administratief medewerker werk je samen binnen je team en heb je ook veel contact met collega’s uit andere teams.

TAKEN:
• Vormingsadministratie
- Evenementen aanmaken in ons CRM-systeem
- Inschrijvingen verwerken
- Deelnemerslijsten verzamelen en verwerken
- Documenten opmaken om resultaten naar de overheid toe te verantwoorden
- Documenten opmaken ter voorbereiding van de facturatie
• Ledenadministratie
- Gegevens van personen en organisaties invoeren en aanpassen
- Abonnementen
- Lidmaatschappen van jeugdhuizen opvolgen
- Meewerken aan de vernieuwing van het CRM-systeem
• Onthaal > digitaal, telefonisch en live
- Telefoons beantwoorden, doorschakelen
- De onthaalplanning opmaken
- Antwoordapparaat beluisteren, inspreken
- Centrale mailbox (info@) beheren
- Mensen ontvangen
- Post verdelen
- De gastenruimte en gemeenschappelijke ruimtes netjes houden
- Meewerken aan de invoering van Skype for business als vervanging van onze telefooncentrale
• Organisatie-ondersteuning
- Als contactpersoon samenwerken met de externe IT-firma
- Mee organiseren van personeelsmomenten
- Lunch bestellen, ophalen of verzorgen voor bv. teamvergaderingen of vormingsevenementen
- Klaarzetten en opruimen van vergaderruimtes
- Ondersteunen vzw-administratie
• Drukwerk en verzendingen
- Drukwerk ophalen en wegbrengen
- Stock maken en beheren van drukwerk en andere producten
- Etiketten, brieven en andere papieren afdrukken, vouwen, snijden
- Vullen omslagen (voor grote zendingen besteden we dit zoveel mogelijk uit)
- Frankeren
• Bijspringen waar nodig

Profiel: 

• Je bent sterk met software. Je werkt in een professionele omgeving graag en vlot met Windows en blinkt uit in verschillende programma’s van Microsoft Office. Outlook, Word en Excel vormen de basis.
• Je bent communicatief sterk. Je bent vlot in de omgang zowel aan de telefoon als in levende lijve.
• Je werkt oplossingsgericht. Als er iets misloopt, bijt je je erin vast en werk je goed samen om het probleem op te lossen.
• Je bent nauwkeurig. Je kan procedures en handleidingen volgen.
• Je bent goed in plannen. Je kan een eigen werkplanning maken, waarin je rekening houdt met de planning van de organisatie en de collega’s waarmee je samenwerkt.
• Je hebt voldoende technisch inzicht om met materiaal zoals een telefooncentrale, een kopieermachine of een frankeermachine te werken.
• Occasioneel avond- en weekendwerk schrikken je niet af.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.

Arbeidsvoorwaarden: 

• een uitdagende job in een groeiende organisatie en bloeiende sector;
• een contract van onbepaalde duur voor een voltijdse tewerkstelling;
• een bruto aanvangswedde van 1.910,92 euro per maand (bij 0 jaar anciënniteit, barema A2). Relevante anciënniteit wordt in aanmerking genomen;
• maaltijdcheques ter waarde van 5 euro;
• extra voordelen: 13e maand, fietsvergoeding en/of volledige tussenkomst openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, extralegale verlofdagen;
• kansen tot verdere opleiding en specialisatie;
• een snelle in diensttreding.

Extra informatie: 

Stuur je motivatiebrief mét CV vóór 14/11/2018 naar sollicitaties@formaat.be, t.a.v. Kara Eestermans.

Een eerste sollicitatiegesprek met opdracht is gepland op dinsdag 20 november (overdag), het tweede gesprek op dinsdag 27 november (namiddag/avond).

Meer informatie over onze organisatie op www.formaat.be.

Solliciteren

Beschikbaarheid vacature: 
23 oktober, 2018 to 13 november, 2018
E-mail sollicitaties: 
sollicitaties@formaat.be
Plaats: 
Berchem
Straat en huisnummer: 
De Wittestraat 2
Postcode: 
2600